ORDINA BLOGT

You win some lose some

Onderhandelen hoort bij ons dagelijkse leven zowel professionele als privé. Of je gesprekspartner nu leverancier, (onder-)aannemer, klant, projectpartner, collega of een hoger geplaatste binnen de organisatie is: op een bepaald moment komt het aan op het maken van afspraken. Kortom: Doeltreffend onderhandelen is de kunst van het zoeken naar een overeenkomst die voor beide partijen aanvaardbaar is.

  • Sandra Herzet
  • 25 oktober 2013

Effectief onderhandelen zit niet bepaald in het bloed van de mens. Zodra er door de onderhandel partner een stelling wordt ingenomen die je niet zint, schakel je over naar overlevingsmodus (vecht- of vluchtreactie). Vaak gaat het daar al mis in de onderhandelingen. Door toe te geven aan deze primaire reacties verlies je je belangen uit het oog. Dit wil niet zeggen dat een onderhandeling gedoemd is om te mislukken. Als je deze reactie voelt aankomen, kan je best even van het (strijd)toneel af stappen om terug tot rust te komen en zo de onderhandelingen zonder belemmering van oerinstincten weer te hervatten.’

  Als consultant kan onze aanwezigheid soms al een grote vijandigheid en weerstand oproepen. Hoe pak je zo een onderhandeling aan? Waar kan/moet je aandacht aan schenken? 

Ga voorbereid en zonder negativiteit naar de onderhandelingstafel! Alvorens rond de tafel te gaan zitten, ga na wat je wil bereiken en probeer de situatie vanuit verschillende standpunten te bekijken. Wat is belangrijk voor jou, maar denk ook na over wat het belang is voor de andere partij. Probeer dan ook al je emoties die gelinkt zijn aan het topic los te laten.

Hou er rekening mee dat sommige partijen onderhandelen zien als een spel en dus niet onmiddellijk alle kaarten op tafel gooien. Dit kan de uitkomst van een onderhandeling een andere richting uitsturen. Mijn tip is stel een fall back plan op!

Opposanten langs elkaar! Dit is een tip die ik in alle meetings toepas. Het strategisch plaatsen van de grootste opposanten binnen de groep is een eenvoudige maar zeer doeltreffende tactiek. Zet ze langs elkaar en niet tegenover elkaar. Ze zullen minder snel met elkaar in debat treden. Ze worden zo ook gestimuleerd om voor de vergadering start en tussendoor andersoortig contact te maken en over andere zaken te praten.

Respecteer de andere partij. Hou er rekening mee dat er cultuurverschillen kunnen optreden, zowel tussen de personen die rond de tafel zitten als binnen de organisatie waar je op dat moment actief bent. 

Iedereen wil begrepen en gehoord worden, dus luister goed, en respecteer de standpunten van je tegenstander. Belangrijk is om regelmatig te parafraseren om na te gaan of de boodschap die bij jou is aangekomen ook de juiste is. Wees tijdens de onderhandelingen ook niet bang om een stilte te laten vallen, zodat je gesprekspartner voor zichzelf kan nagaan wat hij zojuist gehoord heeft.

Zoals hierboven vermeld staat is het gedurende het gesprek van belang om te controleren dat wat je hoort ook het juiste is. Maar nog veel belangrijker is om op de lichaamstaal van de ander te letten. Luisteren met je ogen! Het kan interessant zijn om je te laten vergezellen van een collega die de opdracht krijgt te observeren en de reacties te noteren zonder zelf actief deel te nemen aan het debat. Op die manier kan je je waarnemingen verifiëren en de positie van de ander in kaart brengen.

Probeer niet van een machtspositie te onderhandelen maar probeer tot een win-win situatie te komen, zodat alle partijen voldaan en tevreden zijn met de oplossing. Soms kan het inschakelen van een bemiddelaar vanwege zijn objectiviteit meer effect hebben.

Last but not least, Afsluiten! Formeel afsluiten verbindt alle partijen tot het respecteren van de overeenkomst.

Heb jij een tip of een verhaal dat je met ons wil delen...?

Over de auteur:

Sandra Herzet

Sandra is helemaal thuis in de wereld van IT Service Management. Ze ondersteunt klanten bij ITSM-processen en verbeteringstrajecten. Hoe het leven van een Ordina-consultant er uitziet, vertelt ze in haar blog.